Faktury przestają być
problemem operacyjnym
Automatyzujemy odczyt, weryfikację i księgowanie faktur - żeby Twój zespół zajmował się pracą, która naprawdę wymaga uwagi człowieka.
Co konkretnie robimy
Przetwarzanie faktur to nie tylko skanowanie - to cały łańcuch decyzji, walidacji i zapisów.
Każda faktura, która trafia do firmy, przechodzi przez kilka punktów kontrolnych: odczyt danych, dopasowanie do zamówienia, weryfikację kwot i VAT, zatwierdzenie i zapis w systemie FK. Ręczne wykonanie tego dla kilkuset dokumentów miesięcznie generuje błędy i pochłania czas, który można zagospodarować inaczej.
Pracujemy z firmami, które przetwarzają od kilkudziesięciu do kilku tysięcy faktur miesięcznie. Skala nie jest przeszkodą - architektura systemu dostosowuje się do wolumenu.
Wdrożenie systemu OCR i ekstrakcji danych
Konfigurujemy silnik rozpoznawania dokumentów pod specyfikę Twoich faktur - zarówno skanowanych papierowych, jak i plików PDF z systemów dostawców. Model uczy się na rzeczywistych dokumentach z Twojego obiegu.
- 01. Analiza próbki dokumentów i mapowanie pól danych 3–5 dni
- 02. Konfiguracja i trening modelu na danych klienta 5–7 dni
- 03. Testy na żywym wolumenie i korekta parametrów 3–4 dni
Integracja z systemami ERP i FK
Wyekstrahowane dane muszą trafić we właściwe miejsce bez ręcznego przepisywania. Łączymy system automatyzacji z Twoim środowiskiem - SAP, Comarch, Symfonia, Optima lub rozwiązaniem dedykowanym przez API.
- 01. Audyt środowiska i dostępnych interfejsów 2–3 dni
- 02. Budowa konektora lub konfiguracja gotowego łącznika 4–8 dni
- 03. Testy end-to-end i przekazanie dokumentacji 2–3 dni
Obsługa KSeF i e-faktur ustrukturyzowanych
Faktury ustrukturyzowane w formacie XML zgodnym z KSeF wymagają osobnej ścieżki przetwarzania. Przygotowujemy firmę do odbioru, walidacji i archiwizacji dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur.
- 01. Ocena gotowości i luk w obecnym procesie 1–2 dni
- 02. Konfiguracja odbioru i walidacji XML z KSeF 3–5 dni
- 03. Archiwizacja i dostęp do historii dokumentów 1–2 dni
Jakie formaty faktur obsługuje system?
System przetwarza faktury PDF, XML, JPG i EDI - zarówno skanowane dokumenty papierowe, jak i natywne pliki elektroniczne. Obsługuje też faktury ustrukturyzowane zgodne z KSeF.
Co się dzieje, gdy system nie rozpozna danych?
Dokumenty z niską pewnością odczytu trafiają do kolejki ręcznej weryfikacji. Operator widzi podświetlone pola wymagające potwierdzenia, a każda korekta poprawia przyszłe dopasowania modelu.
Czy wdrożenie wymaga zmian w infrastrukturze IT?
Zazwyczaj nie. System działa jako warstwa pośrednia między źródłem dokumentów a systemem docelowym. W większości przypadków wystarczy dostęp API lub skrzynka e-mail jako punkt wejścia.
Jak wygląda wsparcie po wdrożeniu?
Po uruchomieniu systemu prowadzone jest wsparcie techniczne i monitoring przez pierwsze 4 tygodnie. Dalszą współpracę ustalamy indywidualnie - część klientów korzysta z regularnych sesji przeglądowych, inni kontaktują się doraźnie.
Sprawdź, jak to wygląda w praktyce
Krótka rozmowa wystarczy, żeby ocenić, czy automatyzacja ma sens w Twoim procesie.